ビジネスマン の多くが抱えている「資料作成に時間がかかる問題」を解決しよう。
さて、いきなりですが質問があります。
ビジネスパーソン の100%がやっているあることがあります。なんだかわかりますか。
100%ということは、全員ということです。
それをしなければビジネスパーソンではない！と言わんばかりにみんなやっています。
それは「資料作成」です。
資料等いうのは企画書・提案書・報告書、そして、スライドなどです。
なかでも一番多いのがスライド作成です。
スライド1枚を平均何時間かけて作成していると思いますか？
実に、平均1時間から3時間かけているそうです。https://denon-eng.jp/tips/topics-t/presen/
そして、1週間に作成するスライド枚数は１から10枚のスライドを作る人が8割もいました。https://denon-eng.jp/tips/topics-t/presen/
もし、1枚のスライドを作るのに3時間かかる人が1週間に10枚スライドを作成したら、30時間もかかります。
スライド作成は大切な仕事ですが、そんなに時間をとられたら本業に影響がでそうです。
そのため、できるならスライド作成に時間がかかるという問題を解決したい人たちがこの世の中にはたくさんいます。
この記事を読んでいるあなたもそんな1人ではないでしょうか？
この記事では、スライドをスピーディに作成するスキルをご紹介します。
時間というリソースをもっと有効活用できれば、余った時間を本業や副業、あるいはプライベートに使えたら、もっと生産性が高まり、もっと人生を楽しむことができます。では、次のチャプターに進んでください。
Chapter1 「資料作成に時間がかかる問題」を解決する方法
では、早速、「資料作成に時間がかかる問題」を解決する方法を教えましょう
もっとも簡単な解決方法は専門家の手を借りる
もっとも簡単な対策は、自分でできないことは専門家の手を借りるという方法です。
しかし、スライド作成は企画のプレゼンテーションなどの内容が多く、予算が組めていないケースがほとんどです。
つまり、スライド作成を専門家に外注する予算がありません。
時間を浪費するという問題が解決することはわかっていても、金額的な問題から実行できません。
予算がないのならみんなで力を合わせて問題を解決する
チームで問題を解決するという方法は割と多くのところで採用されている解決方法です。
予算がない分、みんなで力を合わせて難局を乗り越えるやり方です。
ただし、このやり方はリーダーとみんなの制作物を1つにまとめるアンカーマンが必要です。
リーダーシップやアンカーマンの才能のない、とにかくスライド作成に時間がかかる人ばかりが集まって力をあわせても問題は解決しません。それどころか余計時間がかかる可能性があります。
自己のスライド作成能力をスピードアップさせて問題を解決する
スライドを専門家に外注する予算もなく、身近にチームを組める人材もいない場合、やるべきことはひとつです。
あなた自身のスライド作成をスピードアップさせるのです。
もし、1週間に30時間かけてスライドを作成していた人が6時間で作成できるようになれば、24時間も時間を取り戻せます。
人生の長さは有限ですから、時間は貴重なリソース（資源）です。
資料作成に時間がかかる問題を解決することであなたはリソースの有効活用が行えます。
資料作成時間をギュッと圧縮し、余った時間を副業やオフタイムに使えるようにしましょう。
Chapter2 スライド作成に時間がかかる原因は？
なぜ、スライド作成に時間がかかるのか？
それは、正しいスライド作成の方法を学ぶ機会がなかったからです。
多くの人が自己流か、社内の先輩にやり方を教わったりして作成しているのではないでしょうか。
勝間和代さんの『年収10倍アップ勉強法』という本にこんなことが書いてありました。
効率的な勉強のやり方とそれを使った収入増の手法は、スポーツと同じです。つまり、正しい基礎体力づくりをし、いい指導を受ければ、必ず身につくスキルです。
『年収10倍アップ勉強法』より
それはスライド作成も同じです。
正しい道具を揃える、スライド作成の正しい工程を覚える、そして、スライド作成の正しいスキルを身につける。
スポーツのテニスに例えると、自分にぴったりのテニスラケットをみつけて、その握り方やスイングの仕方をコーチに学び、相手に勝つためのスキルを学ぶことと同じです。
スライド作成もこれらを1つずつ身につけることでスピーディに作成でき、クオリティを高めることができます。
スライド作成に時間がかかると悩んでいる人は正しい道具を集め、ムダな時間をとらない正しいやり方を学べばいいのです。
Chapter3 道具を揃えてムダな時間をなくす
スライドをムダな時間をかけずにスピーディに作成するために必要な道具をリストアップしました。
- デバイス（パソコン、タブレット、スマートフォン？）
- ネット接続（情報収集、サービス利用）
- アプリケーションソフト（パワポ、Googleスライド、Keynote）
- アウトラインプロセッサ（notionのトグルリストなら無料で使用）
- 絵が描ける道具（紙とペン、またはiPad、applepencil、ノートアプリ）
- 著作権フリーサービス（AC、O-DAN、Envatoelementなど）
- スクリーンキャプチャ録画/編集ソフト（Screenflow ウェビナーのスライドを作成する場合）
必須なのは1〜3です。4以降はあると便利なものです。では、1つずつ説明していきましょう。
デバイス
デバイスとは、パソコンやタブレットなどのこと。
スライドは小さい画面よりもなるべく大きな画面で作る方が楽ですし作業もスピーディに行えます。
僕は、スライド作成にパソコンを使っています。
タブレットも使いますがアイデア出しや考え方をまとめるツールとして使用しています。
最近は、アプリが充実してきてタブレットでもスライドを作る作る環境が整ってきました。
パソコンを使うか、タブレットを使うかは個人の好みで選ぶといいでしょう。
ネット接続
今や常識ですがネット接続は必須です。
情報収集のために検索する時、ネット接続がないととても不便です。
スライドに貼り込む著作権フリーの画像やイラストをダウンロードするためにもネット接続が必要です。
チームでスライドを作成する時、dropboxやエバーノートを使っていればオンラインで共有することもできます。
もちろん、出来上がったスライドをメールに添付して送るときにもネット接続はかかせません。
アプリケーションソフト
スライド作成のアプリケーションソフトといえばパワーポイントが有名です。
そのほか、Googleスライド、Keynoteなどがあります。
パワーポイントは有料ですが、Googleスライドは無料で使えます。
MacユーザーならKeynoteを無料で使えます。
最近はCanvaというスライド作成サービスも人気です。
これは無料と有料がありますが、無料でも十分使えます。
テンプレートも豊富で直感的に使えるのが特徴です。
CanvaをはじめGoogleスライド、Keynoteも、PDFやパワーポイントへのダウンロードが可能です。
いろいろ使ってみてコスパがよくて使いやすいアプリケーションソフトを選びましょう。
アウトライン プロセッサ
スライドの中身、つまり、企画を考える時にあると便利なのがアウトライン プロセッサです。
これは必須のツールではありません。
アウトライン プロセッサとは・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
僕は、考えをまとめる時などに使っています。
アウトライン プロセッサのアプリはいろいろとあります。
| Workflowy | 無料版 / 有料版有り（有料版 月額制 約540円 (税込) ） |
| OmniOutliner Essentioals | Mac版：2,440円 (税込) / iOS版：2,440円 (税込) |
| OmniOutliner Pro | Mac版：12,000円 (税込) / iOS版：3,060円 (税込) |
| Cloud Outliner | 無料版 / 有料版有り（有料版Mac：1,220円 (税込) / iOS：370円 (税込)） |
| dynalist | 無料版 / 買い切り有料版有り（有料版 約1,000円 (税込) ） |
| Scrivener | 買い切り有料（5,800円 (税込) ） / 学割有り（4,930円 (税込) ） |
割と価格が高いのが特徴。
僕はWorkflowyとdynalistの無料版、Scrivenerの有料版を使ったことがあります。
いずれも僕には使いづらく、今は使っていません。
なぜかというと、アウトラインというのは結構、順番を入れ替えたり、書き換えたりするものです。
それが気軽にできるアプリがありませんでした。
また、MacでもiPhoneでもiPadでも気軽に使えるアプリがなかったのです。
上記のOmniOutliner やScrivenerはMac版とios版をそれぞれ購入する必要があり、全部揃えるととても効果になります。
アウトランプロセッサを諦めていたところ、つい最近、機能面でも、価格面でも100点満点のサービスを見つけました。
それがnotionです。
notionはいろいろな機能が使えるサービス。
その中のテキスト編集機能のひとつ「トグルリスト」を使うと、アウトライン を書くことができます。
しかも、順番を自由にいれかえることができて、無料で使えます。
プレゼンするためにスライドと作成する時、何を提案するか、どんな順番で提案するか、考えをまとめる時にアウトライン プロセッサとしてnotionのトグルリストをオススメします。